การจัดงานอีเว้นท์ถือเป็นอีกกิจกรรมที่รวมทุกทุกอย่างไม่ว่าจะอีเว้นท์เล็กหรือใหญ่ อย่างงานปาร์ตี้ งานคอนเสิร์ต งานแต่งงาน หรืองานสัมมนา ซึ่งรูปแบบงานอีเว้นท์จะแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ของงาน แต่ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ หากอยากได้ผลลัพธ์ที่ออกมาปังจะต้องเริ่มจากขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ที่ดี ละเอียด รอบคอบ บทความนี้ได้รวม 10 ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ควรรู้เพื่อนำไปจัดงานอีเว้นท์ให้ประสบผลสำเร็จที่สุด
ก่อนที่จะเริ่มเรียนรู้การจัดงานอีเว้นท์ให้ประสบความสำเร็จต้องทำอย่างไร อย่างอื่นต้องมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า งานอีเว้นท์ คือ การจัดงาน งานกิจกรรมซึ่งงานกิจกรรมที่จัดขึ้นนั้นจะมีทั้งเล็กและใหญ่ โดยจัดขึ้นตามวัตถุประสงค์ของผู้จัดงานเพื่อรวบรวมกลุ่มคนที่มีความสนใจในงานหรืออยากมีส่วนร่วมกับกิจกรรมที่จะจัดขึ้นในอีเว้นท์นั้นๆ ให้มาเข้าร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็นปาร์ตี้งานวันเกิด งานแต่งงาน งานเลี้ยงสังสรรค์ งานเลี้ยงบริษัท งานสัมมนา งานคอนเสิร์ต หากยึดตามศัพท์ของอีเว้นท์ (Event) หมายความได้ว่ากิจกรรมพิเศษที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย เป็นกลุ่มของเหตุการณ์ที่มีความสำคัญ ด้วยเหตุนี้รูปแบบงานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นจึงมีความแตกต่างกันออกไปตามประเภทของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ดังนี้
ถึงแม้รูปแบบงานอีเว้นท์จะมีความแตกต่างกันไปตามแต่ละประเภทของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แต่เพื่อให้งานอีเว้นท์ที่จัดขึ้นเกิดผลลัพธ์ที่ดี ประสบความสำเร็จ ประทับใจทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงาน ขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุดจะพลาดไม่ได้เลยสักขั้นตอน ด้วยการวางแผนการจัดงานอีเว้นท์ตั้งแต่ต้นจนจบจะช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นไม่สะดุด ลดความเครียดของคณะผู้จัดงานเมื่อทำตามแผนขั้นตอนที่กำหนดไว้ หลีกเลี่ยงการใช้งบประมาณที่บานปลายในสิ่งที่ไม่จำเป็น สามารถเลือกสิ่งที่ดีที่สุดให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ตั้งไว้ และสามารถพิจารณาได้ว่าต้องจัดงานแบบไหน ถึงจะดึงดูดใจผู้เข้าร่วมงานให้ได้มากที่สุด เพราะถ้าหากได้เต็มที่และใส่ใจในทุกขั้นตอนระหว่างการจัดงานอีเว้นท์แล้วนั้น ผลลัพธ์ที่ออกมาจะคุ้มค่าและทำให้หายเหนื่อยเลยทันที
สิ่งแรกที่มองข้ามไปไม่ได้เลยของการจัดงานอีเว้นท์คือต้องกำหนดรูปแบบงานอีเว้นท์ให้ชัดเจน เพื่อให้ทีมงานมีความเข้าใจตรงกันและสามารถดำเนินงานให้ไปในทิศทางเดียวกันได้ ยังอาจช่วยให้สามารถพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ โดยจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของงานจัดขึ้นเพื่อใคร จัดขึ้นทำไม และต้องการบรรลุเป้าหมายอะไรในการจัดงานอีเว้นท์นี้ ซึ่งขั้นตอนนี้ขั้นตอนเดียวจะส่งผลไปถึงทุกขั้นตอนของการจัดงานอีเว้นท์นับจากนี้ ให้ดำเนินการได้อย่างราบรื่นและประสบผลสำเร็จเลยทีเดียว
การแจกแจงงานและหน้าที่รับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีม สำหรับการจัดงานอีเว้นท์ให้มีความชัดเจน กำหนดระยะเวลาดำเนินงานในแต่ละส่วน กำหนดวันที่ต้องส่งงาน กำหนดวันอัปเดตงานจะยิ่งทำให้การจัดงานอีเว้นท์ดำเนินการไปอย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ เพราะแต่ละหน้าที่มีคนดูแลรับผิดชอบได้อย่างชัดเจน สามารถติดตามสถานะการทำงานจากผู้รับผิดชอบได้ เช่น ฝ่ายดูแลสถานที่จะสามารถบอกได้ว่าพื้นที่ส่วนไหนทำอะไรจัดวางอะไรบ้าง ฝ่ายดูแลเรื่องอาหารจะสามารถจัดอาหาร เมนูของว่าง ให้กับผู้เข้าร่วมงานได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด หากมีใครที่แพ้อาหารอย่างใดอย่างหนึ่งเข้ามา หรือตำแหน่งพิธีกร ที่จะต้องรู้สโคปงานทั้งหมด ระยะเวลาจัดกิจกรรมเพื่อรันให้รายการดำเนินต่อได้อย่างราบรื่น
สถานที่มีความสำคัญต่อภาพรวมของการจัดงานอีเว้นท์เป็นอย่างมาก เพราะฉะนั้นควรจะต้องหาสถานที่ เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบงานอีเว้นท์ หากต้องการจัดงานอีเว้นท์ในรูปแบบการประชุมหรือสัมมนาให้ความรู้จะต้องเลือกสถานที่ที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับงานอีเว้นท์ที่กำลังจะเกิดขึ้น หรือหากจะจัดในรูปแบบของการแสดงสินค้า ต้องเลือกสถานที่ที่เดินทางสะดวกเข้าถึงง่าย มีที่จอดรถเพียงพอ ซึ่งที่ The Street Hall ชั้น 5 ศูนย์การค้า เดอะ สตรีท รัชดา มีลานอเนกประสงค์สำหรับจัดกิจกรรมอีเว้นท์ต่างๆ ให้ได้เลือกจัดงานอีเว้นท์ได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการด้วย
การทำลิสต์รายชื่อผู้เข้าร่วมงาน โดยอาจจะเสริมโดยการทำป้ายชื่อที่ชัดเจน อ่านง่าย จะสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมงานได้พบปะพูดคุยทักทาย รู้จักกันได้อย่างสะดวก เพราะบางคนก็มีปัญหาในการจำชื่อของคนอื่น อย่าปล่อยให้สิ่งนี้เป็นปัญหา การมีป้ายชื่อที่ชัดเจนจะทำให้การสื่อสารและการเข้าสังคมเป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้น อีกทั้งยังส่งผลดีต่อทีมงานที่ทำการจัดงานอีเว้นท์สามารถตรวจสอบได้ว่าแขกที่มาเข้าร่วมงานมีใครบ้างและสามารถสร้างความประทับใจโดยการเรียกชื่อของพวกเขาผ่านป้ายชื่อตรงๆ ได้
การโปรโมทกิจกรรมอีเว้นท์ที่กำลังจะเกิดขึ้นจะช่วยเพิ่มความน่าตื่นเต้นให้กับการจัดงานอีเว้นท์ขึ้นมาก อีกทั้งยังทำให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถจัดการตารางเวลางานได้เพียงพอเพื่อเข้าร่วมงาน นอกจากนี้การโปรโมทยังเป็นการทำการตลาด เพื่อดึงดูดให้ผู้คนสนใจและอยากเข้าร่วมงานอีเว้นท์มากยิ่งขึ้น ซึ่งการโปรโมทนั้นอาจจะทำสื่อประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์นี้พร้อมๆ กับส่งไปในช่องทางสื่อโซเชียลมีเดียต่างๆ
การจัดงานอีเว้นท์ย่อมมีผู้คนมากหน้าหลายตาเข้าร่วมงานอยู่แล้ว ความปลอดภัยของผู้เข้าร่วมงานถือเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานอีเว้นท์จะต้องรับผิดชอบ เพราะฉะนั้นการติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยให้เรียบร้อยจะช่วยเซฟได้มากกว่า ทั้งคนและเวลาเพื่อป้องกันเหตุที่อาจจะเกิดขึ้น โดยอาจจะติดตั้งระบบ CCTV ในการคอยดูความเรียบร้อยของงาน หากเกิดเหตุการณ์อะไรขึ้นสามารถดูภาพย้อนหลังได้ หรืออาจจะมีการตั้งเครื่องแสกนคนเข้างาน วางระบบคนรักษาความปลอดภัย โดยมีการตรวจคนเข้างานว่าพกสิ่งของหรืออาวุธเข้ามาหรือไม่ มีการเดินตรวจตราดูความเรียบร้อยของงาน รวมไปถึงการเตรียมมาตรการในการเคลื่อนย้ายฉุกเฉินเมื่อมีเหตุไม่คาดฝัน เช่น ไฟไหม้ หรือการก่อการร้าย
เช็กความพร้อมของอุปกรณ์และสถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์จะทำให้รู้และเตรียมตัวได้ทันในการที่จะต้องหาสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม ซ่อมแซมในอุปกรณ์ที่ชำรุดเสียหาย หรือหาอุปกรณ์อื่นมาทดแทน เพื่อไม่ให้มีข้อผิดพลาดในวันงาน
จัดวางตารางโปรแกรมภายในงาน ว่าแต่ละกิจกรรมมีช่วงระยะเวลาเท่าไรในการดำเนินการบ้าง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานทราบถึงเวลาที่ต้องใช้ และอำนวยความสะดวกให้กับทีมงานในการจัดงานอีเว้นท์ในการดำเนินงานต่อด้วย ซึ่งโปรแกรมที่วางไว้จะต้องมีความน่าสนใจ ดึงดูดให้ผู้คนอยากเข้าร่วมงาน นอกจากนี้จะต้องมีเวลาเวลาพักเบรกเพื่อให้ผู้คนในงานมีการเข้าสังคม มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันให้ดีขึ้น
ในวันงานทีมงานที่แบ่งหน้าที่กัน แต่ละฝ่ายปฏิบัติตามแผนการดำเนินการที่วางไว้ แต่อย่างน้อยต้องมี 1 ทีมในการเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดได้ ไม่ว่าจะอยู่ในส่วนไหนก็ตาม อย่างกรณีอุปกรณ์มีปัญหาระหว่างใช้งาน จะต้องมีคนที่คอยประสานงานและแก้ไขเหตุการณ์นี้ขึ้นเพื่อให้งานดำเนินต่อไปสะดุด
วันสุดท้ายที่เกิดขึ้นหลังการจัดงานอีเว้นท์นั่นคือการให้ผู้เข้าร่วมงานประเมินงานว่าภาพรวมทั้งหมดของรูปแบบงานอีเว้นท์ที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร การจัดงาน การจัดสถานที่ รูปแบบการดำเนินงาน อาหาร เนื้อหาของงานงาน โดยกดประเมินตามความเป็นจริง สามารถเสนอแนะหรือแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา เพื่อเป็นฟีดแบ็กสำหรับอีเว้นท์ครั้งนี้ ว่ามีปัญหาหรือข้อบกพร่องอย่างไร และนำฟีดแบ็กไปปรับปรุงและพัฒนากับอีเว้นท์ครั้งถัดไปที่จะทำการจัดขึ้น
การทำตามขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์จะทำให้งานที่ออกมาประสบผลสำเร็จไปตามเป้าหมายที่วางไว้ แต่ก่อนจะเริ่มดำเนินการสิ่งใดนั้น จะต้องรู้ถึงข้อควรรู้ก่อนจัดงานอีเว้นท์ เพื่อที่จะทำให้งานลื่นไหลไม่มีสะดุดเกิดข้อผิดพลาดได้น้อยที่สุดกัน
การจัดงานอีเว้นท์ถือเป็นการจัดงานกิจกรรมที่สำคัญไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ โดยจะต้องเข้าใจและรู้ถึงวัตถุประสงค์ของการจัดงานเพื่อที่จะสามารถทำให้รูปแบบงานอีเว้นท์ออกมาตามกำหนดเป้าหมายที่วางไว้ ในส่วนนี้เป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อให้งานประสบความสำเร็จจะต้องใส่ใจในทุกขั้นตอนการจัดงานอีเว้นท์ไม่พลาดแม้รายละเอียดเล็กๆ ซึ่งภาพรวมของกิจกรรมสิ่งที่ต้องทำการหาให้รวดเร็วที่สุดเลยคือ สถานที่ เพื่อให้เหมาะสมกับรูปแบบงานอีเว้นท์ที่วางไว้ โดยศูนย์การค้า เดอะ สตรีท รัชดา มี The Street Hall ซึ่งเป็นพื้นที่สำหรับรองรับการจัดกิจกรรมต่างๆ ของศูนย์การค้า เดอะ สตรีท รัชดา โดยเป็นลานอเนกประสงค์อยู่บริเวณชั้น 5 ที่จะทำให้การจัดงานอีเว้นท์ของคุณเป็นเรื่องง่ายมากกว่าเดิม
 (1).jpg)
 (1).jpg)
.jpg)
